برای مشاوره نحوه ثبت نامه در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش
برای مشاوره نحوه ثبت نامه در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش
برای این که یک مجموعه به درستی عمل کند، نیاز است که میان اعضای آن ارتباط وجود داشته باشد. از آن جایی که در فضای مدرسه نقش های مختلفی مانند مدیر، معاون اجرایی، پرورشی، فناوری، معلم، دانش آموز و غیره وجود دارد، برقراری ارتباط در زمینه های اداری میان این افراد می تواند به عملکرد بهتر مدرسه کمک کند. در گذشته افراد از طریق کراجعه حضوری و نامه نگاری های کاغذی می توانستند به انجام امور اداری، ثبت گزارشات و درخواست ها، ثبت نمرات و غیره بپردازند. اما امروزهن می توان از طریق ثبت نامه در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش، بسیاری از این امور را به صورت آنلاین انجام داد.
اتوماسیون اداری آموزش و پرورش یک پورتال درون سازمانی است که دسترسی آن تنها از طریق اداره آموزش و پرورش هر استان به مدیران مدارس داده خواهد شد. مدیارن نیز می توانند بر حسب نیاز مدرسه، دسترسی را به دیگر اعضا بدهند. سوالی که ممکن است برای افراد به وچود بیاید این است که برای ارسال نامه مدیر چه مراحلی را باید طی کرد؟ امکان ثبت نامه و گزارشات در اتوماسیون آموزش و پرورش وجود دارد؟ پورتال اداری آموزش و پرورش دارای چه امکاناتی است؟ در این مقاله علاوه بر پاسخگویی به سوالات فوق، در خصوص پیوست نامه ها، ارجاع نامه اداری و غیره نیز توضیحاتی آمده است.
معرفی سایت ثبت نامه اتوماسیون آموزش و پرورش
برقراری ارتباط میان اعضای یک مجموعه از مهم ترین راه های هماهنگی می باشد. برای این که یک سیستم به درستی کار کند، نیاز است که اعضای آن سیستم بتوانند در کم ترین زمان با هم در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، نامه ها، پرونده ها، درخواست ها و غیره بپردازند. مجموعه مدارس یکی از نمونه های بارز برای استفاده از این سیستم ارتباطی است. در یک مدرسه مدیر، معلمان، کادر مدرسه مانند معاون اجرایی، فناوری، پرورشی و غیره نیاز دارند که در یک بستر اینترنتی، درخواست های خود را ثبت کرده و یا به نامه نگاری در این سیستم بپردازند. علاوه بر ای مدیران برای انجام امور خود می توانند از سامانه مدبر مدیریت مدارس برتر نیز استفاده نمایند.
وزارت آموزش و پرورش با راه اندازی یک پورتال درون سازمانی، این امکان را برای بسیاری از مدارس استان های مختلف فراهم کرده است که بتوانند به جای نامه نگاری ها و ثبت درخواست های فیزیکی و کاغذی، از سیستم اینترنتی مخصوص استفاده کنند. برای این سیستم آدرس سایت مشخصی وجود ندارد و سازمان آموزش و پرورش هر استان، دسترسی پورتال را به مدیران مدارس منطقه خود می دهد. مدیران نیز می توانند برای کادر مدرسه و دبیران دسترسی ایجاد کنند. مهم ترین کاربرد این پورتال، ارسال نامه مدیر و دیگر افراد میان مجموعه یک مدرسه و ارتباط اعضا با یکدیگر است.
علاوه بر این افراد می توانند با ثبت نامه در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش، آرشیوی از نامه های ارسالی و دریافتی تهیه کنند و در هر زمان به این آرشیو دسترسی داشته باشند. همچنین در صورتی که نیاز به ثبت درخواست های مختلف از سوی هر یک از کادر مدرسه وجود داشته باشد، امکان ثبت آن در سیستم وجود دارد و افراد می توانند پاسخ درخواست خود را نیز از همین طریق در کم ترین زمان دریافت نمایند. بر اساس اطلاعات موجود در خصوص این اتوماسیون، والدین نیز می توانند در صورت داشتن دسترسی از این پورتال استفاده کرده و با مدیر و معلمان در ارتباط باشند.
نحوه ثبت و ارسال نامه مدیر در اتوماسیون آموزش و پرورش
نامه نگاری، ثبت درخواست های مختلف، گزارشات و ... از جمله اموری هستند که برای بهتر کردن عملکرد یک مدرسه باید انجام شوند. برای این منظور مدارس می توانند از اتوماسیون اداری آموزش و پرورش استفاده نمایند و در زمان و هزینه های خود صرفه جویی کنند. برای مثال می توان جهت ارسال نامه مدیر به چندین معلم از این سیستم استفاده کرد و در یک زمان، نامه را برای چندین نفر فرستاد. البته این سیستم در تمامی استان ها راه اندازی نشده است. استفاده از آن برای دیگر استان ها نیز به آموزش نیاز دارد. خدمات دیگر نیز در قسمت میز خدمت سایت های آموزش و رپروش استان ها مانند میز خدمت آموزش و پرورش اصفهان و غیره قرار دارد. در ادامه راهنمای تصویری ثبت نامه در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش آمده است:
در ابتدا نیاز است که افراد پس از وارد کردن نام کاربری و رمز عبور، وارد اتوماسیون اداری آموزش و پرورش شوند. پس از آن با انتخاب گزینه "ورود اطلاعات" و فلش سمت چپ صفحه، وارد صفحه بعد می شوند.
در مرحله بعد افراد می توانند با انتخاب گزینه "نامه های اداری" در سمت راست صفحه و پس از آن انتخاب گزینه "جدید" در سمت چپ صفحه، سربرگ نامه جدید خود را باز کنند.
پس از درج عنوان و متن نامه، افراد می توانند از طریق گزینه تعیین شده به امضای نامه خود بپردازند. در صورتی که افراد با نام کاربری خود وارد پورتال شده باشند، نام و سمت آن ها به صورت پیش فرض در این بخش قرار دارد. پس از آن افراد می توانند گزینه "ثبت و ادامه" را انتخاب نمایند.
لازم به ذکر است امکان اضافه کردن پیوست به نامه نیز وجود دارد. پس از اعمال تغییرات لازم، افراد می توانند جهت ارسال نامه گزینه "ارجاع" را انتخاب نمایند.
در صفحه بعد و در سمت راست صفحه، لیستی با عنوان "پرسنل مجاز" وجود دارد که افراد می توانند گزینه مورد نظر خود را انتخاب کرده و نامه را ارسال نمایند. در انتها نوبت به انتخاب گزینه "ارجاع" که در پایین صفحه وجود دارد میرسد.
لازم به ذکر است جهت مشاهده نامه های ثبت شده، افراد می توانند گزینه "کارتابل ارجاعی" و پس از آن گزینه "در دست اقدام" در سمت راست صفحه را انتخاب کرده و لیست نامه های ارسال شده خود را مشاهده نمایند.
لازم به توضیح است در صورتی که نامه ارسالی به اتوماسیون مقصد رسیده باشد، فایل در بخش "انجام شده" قرار می گیرد. به طور معمول نیم ساعت لازم است که نامه مورد نظر به سیستم مقصد ارسال شود. بهتر است که افراد در نامه خود نام مدرسه و موضوع نامه را نیز درج نمایند. زیرا در این صورت امکان بررسی سریع تر نامه وجود دارد. افراد می توانند هر یک از نامه های خود را به یک الی پنج گزینه به صورت همزمان ارسال نمایند. همچنین محدودیتی از نظر تعداد فایل های پیوست وجود ندارد. ب این حال هر چقدر حجم فایل های ارسالی کمتر باشد، زمان بارگذاری فایل نیز کمتر می شود.
سایر امکانات اتوماسیون اداری آموزش و پرورش
اتوماسیون اداری آموزش و پرورش از جمله امکاناتی است که در از سوی این وزارت خانه در اختیار مجموعه مدارس سراسر کشور قرار گرفته است. البته به دلیل هزینه های زیرساخت این اتوماسیون و نیاز به آموزش آن، این سیستم در تعدادی از استان ها هنوز فعال نشده است. هدف از ایجاد این سیستم، برقراری ارتباط میان اعضای یک مدرسه و تسریع در امور اداری می باشد. برای مثال افراد با ثبت نامه در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش می توانند در کم ترین زمان درخواست های خود را ثبت کرده و یا گزارشات لازم را ارائه نمایند. علاوه بر موارد فوق، امکانات دیگری نیز در این پورتال وجود دارد.
پورتال اداری آموزش و پرورش هوشمند است و در بسیاری از موارد نیاز به وارد کردن اطلاعات به صورت دستی نیست. زیرا می توان از گزینه های پیش فرض آن مانند گزینه امضای نامه از سوی شخص و مدرسه استفاده کرد. علاوه بر این امکان پیوست کردن فایل های پی دی اف، ورد، اکسل و عکس به این نامه ها وجود دارد. همچنین به دلیل بایگانی شدن اطلاعات ارسالی و دریافتی در این پورتال، افراد در هر زمان می توانند به پرونده های موجود دسترسی پیدا کنند. ثبت گزارشات دانش آموزان و دبیران از دیگر امکانات این پورتال می باشد. از این طریق مدیران، معاونان نیز می توانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.
در این اتوماسیون اداری علاوه بر ارسال نامه مدیر و دیگر موارد ذکر شده، امکان ثبت نمرات دانش آموزان نیز وجود دارد. از این رو معلمان می توانند نمرات را در کم ترین زمان و حتی از خانه در پورتال وارد نمایند و کادر مدرسه نیز می توانند در همان زمان به نمرات دسترسی داشته باشند. لازم به ذکر است امکان دسترسی والدین نیز به این پورتال وجود دارد. والدین می توانند از این طریق با دبیران در ارتباط باشند و گزارش نمرات فرزندان خود را دریافت نمایند. البته برای این منظور لازم است که در ابتدا مدیر مدرسه به والدین دسترسی لازم را بدهد. بر اساس اطلاعات موجود، دانش آموزان در صورت داشتن دسترسی، می توانند تکالیف خود را در این بستر برای معلمان ارسال نمایند.
کارشناسان سامانه مشاوره دانیار آماده اند تا اطلاعات لازم در خصوص ثبت نامه در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش و ارسال نامه مدیر در آن را در اختیار داوطلبان گذاشته و آن ها را از طریق سیستم مشاوره تحصیلی تلفنی دانیار راهنمایی نمایند. همچنین از طریق عضویت در کانال تلگرامی و یا اینستاگرامی دانیار می توانید آخرین اخبار مرتبط با این حوزه را دریافت نمایید.
پاسخ مشاور: سلام، آدرس سایت ثبت نام در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش یک سیستم درون سازمانی است و آدرس مشخصی وجود ندارد.